Scanning: Pengertian, Cara Pakai, dan Jenisnya

Istilah scanning semakin populer dengan pesatnya pemakaian gadget di era teknologi Internet. Cara ini sangat jitu untuk menghindari hilangnya dokumen fisik, khususnya untuk file penting. Mengkonversikannya menjadi versi digital juga memudahkan transfer dokumen kapan saja dan dimana saja. Anda bisa memindahkannya ke berbagai jenis gawai, seperti komputer, tablet, hingga smartphone.

Siapa saja perlu memindai dokumen atau file foto, entah murid, dosen, karyawan, hingga perusahaan. Sebagai contoh, Anda akan perlu memindahkan versi fisik ijazah universitas menjadi jenis digital untuk melengkapi syarat melamar suatu pekerjaan. Terlebih lagi, korporasi tidak luput dari pemindaian dokumen. Data tentang transaksi penjualan dan pembelian hingga riwayat pembukuan akan lebih baik digandakan menjadi versi fisik dan digital.

Selain untuk merapikan sistem penyimpanan, teknik scanning akan mempermudah pencarian saat kebutuhan mendesak. Ambil contoh, Anda harus memberikan data ke klien dalam hitungan jam. Mencari dokumen yang dimaksud secara manual akan memakan banyak waktu. Dengan versi digitalnya, Anda cukup mencari salinannya di dalam komputer. Oleh karena itu, artikel ini akan menjelaskan poin kunci mengenai pemindaian. Yuk, dapatkan informasi menarik tentang cara kerja mesin scanner hingga pentingnya menyewa mesin ini. Baca hingga tuntas ya!

Apa yang dimaksud dengan scanning?

Scanning adalah proses mengubah dokumen atau foto dari versi fisik menjadi berbentuk digital. Untuk melakukannya, Anda bisa menggunakan berbagai gawai. Contohnya adalah smartphone, tablet, laptop atau komputer pribadi dengan scanner, mesin fotokopi multifungsi, dan portable scanner. Biasanya, file akan berbentuk PDF, JPG atau PNG. Setelah selesai dipindai, Anda dapat menyimpan dokumen tersebut ke komputer, flashdisk, email, hingga cloud.

Hadirnya teknologi scanning ini mengikuti ragam kebutuhan manusia modern. Seperti yang sudah disebutkan di atas; individual, perusahaan, institusi pendidikan hingga pemerintahan membutuhkan inovasi ini. Lazimnya, sektor pendidikan dan administrasi atau legal yang paling sering memindai file fisik. Berikut contoh dokumen yang paling umum dipindai:

• Dokumen identitas: KTP, SIM, paspor, KK, akta kelahiran.
• Data pendidikan: Ijazah, transkrip nilai, sertifikat pelatihan, skripsi, makalah.
• Transaksi keuangan: Faktur, bukti transfer, laporan keuangan.
• Dokumen administrasi: Surat perjanjian, kontrak, file legal perusahaan.
• Data kesehatan: Rekam medis pasien, resep dokter, hasil laboratorium.
• Data lainnya: Foto lama, surat kuasa, dokumen untuk pendaftaran online.

Cara melakukan scanning

Teknik memindai dokumen tergantung pada jenis gawai yang Anda pakai. Secara umum, terdapat dua gawai yang paling sering digunakan, yakni mesin scanner atau fotokopi multifungsi dan smartphone. Sebelum memulai scanning, pastikan dokumen kertasnya tidak kusut atau terlipat. Jika Anda memakai kamera, maksimalkan pencahayaan agar teks jelas terbaca.

Apabila file kertas berupa warna, pencahayaan optimal akan menjaga warna asli agar tidak pudar. Selain itu, jangan lupa untuk memilih resolusi tinggi untuk memastikan huruf dan angka terlihat jelas. Dengan hasil digital yang rapi, hasil akan terlihat lebih profesional. Berikut rincian tekniknya:

Menggunakan mesin scanner atau fotokopi multifungsi

Teknik scanning di sini terhitung mudah. Pertama-tama, letakkan dokumen fisik di atas kaca scanner, yang biasanya berada di sisi depan menghadap kaca. Lalu, tentukan format pemindaiannya, apakah PDF, JPG, atau yang lain. Jangan lupa mengatur warnanya, apakah hitam-putih atau berwarna. Pilih lokasi penyimpanan lalu tinggal tekan tombol scan atau start.

Memakai smartphone atau tablet

Langkah pertama adalah mengunduh aplikasi scanner, seperti Adobe Scan, Microsoft Lens, dan CamScanner. Pilih dokumen fisiknya lalu letakkan di permukaan rata. Arahkan kamera ke dokumen lalu ambil fotonya atau scan dokumennya. Crip bagian tepi file digital tersebut agar lebih rapi. Tinggal simpan sebagai PDF atau JPG atau kirim menurut keperluan.

Jenis-jenis mesin scanner

Di pasaran, terdapat empat jenis utama mesin scanner. Masing-masing mesin mempunyai keunggulan tersendiri. Perbedaannya ditentukan oleh kebutuhan pengguna, volume kerja, dan kualitas hasil akhir scanning. Contoh kebutuhan pemakai adalah memindai dokumen tipis berupa lembar tunggal atau dokumen tebal atau buku. Ada pun contoh volume kerja menyangkut sedikit banyaknya lembar sekali scan.

Anda akan membutuhkan mesin scanner kecil untuk beberapa lembar dokumen. Jika harus memindai ratusan dalam sekali waktu, mesin scanner dengan fitur Automatic Document Feeder (ADF) untuk mempercepat pengerjaan. Singkatnya, lebih spesifik jenis mesin, lebih efektif proses scanning yang dilakukan. Berikut lengkapnya!

• Flatbed scanner: Cocok untuk memindai dokumen tebal atau buku dengan hasil scan tajam.
• Sheet-fed/ADF scanner: Direkomendasikan untuk mengarsipkan banyak dokumen.
• Handheld/portable scanner: Dapat dibawa ke mana saja sehingga pas untuk scanning dokumen saat di lapangan. 
• Mesin fotokopi multifungsi: Merupakan gabungan mesin printer, scanner, dan fotokopi sehingga praktis untuk kantor atau usaha fotokopi.

Dapatkan mutu scanning optimal dengan menyewa mesin scanner dari PT. Sakura Jaya Solusi!

Scanning menjadi kegiatan yang semakin hari kian penting, baik untuk mengarsipkan file penting hingga berbagi dokumen secara praktis. Membeli mesin scanner sendiri terkadang membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Belum lagi ada biaya operasional yang harus diperhitungkan setiap bulannya. Agar tidak repot, silakan menyewa ke PT. Sakura Jaya Solusi. Berlokasi di Bekasi, perusahaan ini telah berpengalaman melayani berbagai sewa mesin fotokopi, printer, dan scanner.

Terdapat berbagai jenis mesin pemindai yang bisa Anda pilih sesuai kebutuhan. Contohnya adalah scanner Fujitsu ix1600 dengan teknologi layar sentuh dan Fujitsu fi-7600 yang bisa memindai 300 lembar sekaligus. Jadi, tunggu apalagi? Silakan menghubungi tim marketing melalui website ini dan dapatkan penawaran menarik untuk Anda!