Berbagai Contoh Peralatan Kantor dan Fungsi Utamanya Sehari-Hari

Apapun jenis dan skala bisnis Anda, mempunyai peralatan kantor yang lengkap sangatlah penting. Mungkin selama ini, inventaris kantor yang lazim Anda ketahui adalah pulpen, kertas, dan pensil. Ketiganya memang hampir selalu ada di setiap lokasi usaha. Anda menggunakannya untuk mencatat transaksi penjualan, tagihan, hingga menandatangani dokumen penting. Bisa dikatakan alat tulis tersebut termasuk yang konvensional sebab sudah ada dari zaman dahulu dan masih tetap dipakai hingga sekarang.

Kemajuan zaman membuat peralatan kantor begitu berkembang. Tidak hanya dari segi variasi tetapi berbagai inventaris kantor baru bermunculan. Kehadirannya bukan hanya mempermudah pencatatan melainkan juga memperlancar komunikasi, hingga menjaga kerahasiaan suatu bisnis agar tidak gampang bocor. Yuk, temukan fakta menarik tentang benda-benda berharga yang sering ditemui di kantor ini. Jangan sampai terlewatkan satu informasi pun ya!

Apa saja contoh 10 peralatan kantor?

Contoh 10 peralatan kantor adalah pulpen, pensil, penggaris, kertas HVS, spidol, stabilo, binder, rak dokumen, lemari arsip, dan scanner. Pada dasarnya, setiap unit usaha membutuhkan inventaris kantor yang berbeda-beda. Selain besar atau kecilnya bisnis, faktor pembeda jumlah dan tipe fasilitas kantor adalah jenis usahanya itu sendiri. Untuk lebih jelasnya, mari membandingkan kantor yang bergerak di sektor jasa dengan manufaktur (pabrik).

Perusahaan di sektor jasa pada umumnya membutuhkan komputer atau laptop, printer dan scanner, telepon kantor, serta meja resepsionis. Fokus pemakaian inventaris kantor ini lebih untuk melayani pelanggan dan administrasi. Ada pun pada perusahaan manufaktur, inventaris kantor lebih berfungsi untuk pengawasan dan produksi. Sebagai contoh, mereka membutuhkan komputer untuk membuat laporan produksi.

Alat tulis dan formulir produksi lazim ditemukan pada setiap pabrik. Peralatan kantor lainnya adalah mesin absensi atau fingerprint untuk mencatat kehadiran setiap pegawai. Anda juga akan lazim menemukan lemari arsip laporan dalam setiap pabrik. Pegawai biasanya dibekali radio komunikasi untuk lebih cepat dan lancar dalam berkomunikasi daripada harus mendatangi sesama rekan karyawan secara langsung.

Perbedaan perlengkapan dengan peralatan kantor

Secara sekilas, perlengkapan dengan inventaris kantor tampak sama. Tetapi keduanya mempunyai perbedaan yang cukup mencolok. Dua faktor pembedanya adalah menyangkut masa pakai dan fungsinya. Umumnya, Anda dapat memakai peralatan kantor untuk jangka waktu yang lama. Selain itu, barang-barang tersebut bisa digunakan lebih dari sekali. Harga per unitnya pun bisa relatif mahal.

Di lain pihak, perlengkapan kantor relatif murah harganya. Sifatnya pun lebih sebagai barang operasional, bukan aset perusahaan. Benda-bendanya pun lebih cepat habis dipakai dan Anda perlu membeli yang baru lebih sering dibandingkan peralatan untuk kantor. Untuk lebih jelasnya, cek contoh berikut ini:

• Peralatan: Komputer, laptop, meja, kursi, lemari arsip, telepon, mesin fotokopi.
• Perlengkapan: Kertas, tinta printer, map, amplop, staples, pensil.

Tiga manfaat utama peralatan kantor

Sebagaimana disinggung di atas, fungsi alat-alat kantor berkembang begitu pesat. Keberagaman manfaat ini disebabkan oleh berbagai faktor, di antaranya adalah perkembangan teknologi dan job desc manusia yang terus bertambah. Contoh paling gampang adalah kertas. Sebelum adanya komputer, menulis menggunakan pulpen di atas lembaran kertas menjadi satu-satunya cara mengarsipkan data penjualan dan pembelian.

Tetapi sekarang, komputer, laptop, bahkan smartphone bisa menjadi peralatan kantor tersendiri. Anda tidak harus mencari kertas dan pensil untuk mulai mendokumentasikan pekerjaan. Bahkan banyak yang lebih memilih memakai gawai daripada kertas sebab lebih praktis dan lebih mudah. Daftar berikut ini mencoba merangkum faedah inventaris kantor untuk bisnis modern:

Meningkatkan efisiensi kerja

Peralatan kantor sangat membantu Anda dalam menghemat waktu dan tenaga dalam bekerja. Anda pun dapat menggunakan waktu yang berharga untuk fokus pada pekerjaan utama. Contohnya adalah menggunakan mesin scanner untuk mengubah dokumen fisik menjadi dokumen digital. Cara ini mempermudah penyimpanan berbagai jenis file. Selain itu, Anda bisa membagikannya kapan saja dalam hitungan detik melalui berbagai jenis gawai.

Memperlancar komunikasi

Saat ini, sudah terdapat berbagai peralatan kantor untuk memudahkan komunikasi. Selain telepon, Anda dapat memanfaatkan handphone, Internet dan jaringan Wi-Fi di dalam kantor untuk berbagai kebutuhan komunikasi. Bahkan, kini terdapat berbagai aplikasi rapat dan komunikasi jarak jauh, seperti Zoom atau Google Meet. Kantor cukup menyediakan komputer atau laptop yang sudah mengunduh aplikasi tersebut agar seluruh karyawannya bisa melakukan rapat jarak jauh.

Menjaga rahasia perusahaan

Fungsi yang cukup “baru” adalah menjaga rahasia perusahaan agar tidak disalahgunakan. Contoh rahasia ini bervariatif, mulai dari kontrak, data pegawai, dan laporan keuangan. Setiap perusahaan mempunyai cara yang berbeda-beda. Berikut contoh peralatan kantor yang lazim dipakai:

1. Mesin penghancur kertas
2. Lemari arsip berkunci atau brankas
3. Komputer dengan sistem keamanan
4. Hard disk internal atau flashdisk terenkripsi
5. Mesin absensi biometrik
6. Mesin fax dan printer dengan fitur keamanan

Dapatkan sewa mesin fotokopi berkualitas premium dari PT. Sakura Jaya Solusi!

Mesin fotokopi merupakan salah satu peralatan kantor yang kian dibutuhkan. Anda bisa memanfaatkannya untuk mencetak dokumen penting dalam volume besar dalam waktu singkat. Terkadang, membeli mesin ini secara mandiri membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Belum lagi biaya perawatan terkait tinta dan toner. PT. Sakura Jaya Solusi hadir menawarkan solusi praktis sekaligus berkualitas tinggi.

Kami menyediakan berbagai mesin fotokopi dan scanner dalam paket harga yang menarik. Anda juga bisa berkonsultasi kepada tim kami jika menemukan masalah teknis. Jadi, tunggu apalagi? Silahkan langsung melihat jenis mesin yang tersedia. Atau jika memerlukan informasi lebih lanjut, silahkan menghubungi tim marketing kami sekarang juga! Kami akan dengan senang hati membantu kebutuhan bisnis Anda!