Fungsi Printer, Tipe, dan Cara Pemakaian untuk Kebutuhan Bisnis Anda

Fungsi printer semakin bertambah mengikuti kebutuhan bisnis manusia yang terus berkembang. Di awal munculnya, sekitar tahun 1800-an, mesin ini hanya bisa mencetak teks. Ia hadir dan berkembang seiring dengan munculnya telegraf dan mesin ketik. Manfaatnya yang sederhana tersebut menunjukkan aktivitas ekonomi dan permintaan pasar zaman itu yang masih terbatas. Mulai 1950-an, inovasi ini berproses cukup drastis.  

Meski demikian, fokusnya masih sama yaitu mencetak teks. Tetapi jenis dokumen semakin beragam, seperti struk, faktur, dan laporan rangkap. Setelah itu, fungsi printer memasuki babak baru pada 1980-an setelah ia bisa mulai mencetak dokumen berwarna. Dengan kata lain, konsumen tidak hanya bisa menggandakan file hitam-putih saja. Kini, mesin ini bahkan bisa disambungkan ke berbagai gawai, seperti tablet dan laptop.

Dengan demikian, Anda dapat mengontrol dokumen mana yang akan dicetak dengan lebih praktis dan cepat. Artikel ini akan memberikan informasi penting seputar kegunaan printer, khususnya untuk mengakomodir kebutuhan bisnis modern. Selain itu, Anda bisa mendapatkan “rahasia” mesin ini bekerja sehingga ia semakin penting untuk berbagai jenis usaha, mulai dari sektor jasa hingga pendidikan.

Apa saja fungsi printer?

Fungsi printer di antaranya adalah mencetak dokumen, gambar, data transaksi, memindai (scanning), dan menggandakan file (fotocopy). Dalam hal ini, jenis dokumen sangatlah beragam. Contohnya adalah surat resmi, laporan perusahaan, makalah, hingga tugas sekolah. Manfaat ini merupakan yang paling umum bisa Anda temukan sehari-hari. Kegunaan ini pula yang membuat mesin ini penting bagi individual, seperti murid atau karyawan kantoran.

Ada pun gambar, Anda bisa memanfaatkan printer untuk mencetak berbagai jenis visual. Dahulu, tipe gambar yang paling umum mungkin hanya foto diri. Tetapi kini, mesin ini banyak dicari sebab sanggup mencetak poster, grafik, stiker, undangan hingga brosur. Karenanya, teknologi ini banyak membantu sektor desain grafis, marketing, promosi, dan tentunya fotografi.

Pentingnya printer dalam mencetak bukti transaksi

Fungsi printer semakin vital di era dimana konsumen mengandalkan data digital. Dalam hal ini, mencetak bukti transaksi fisik tetaplah dibutuhkan agar setiap transaksi transparan. Jika Anda pemilik usaha, mencetak dokumen fisik akan menjaga kepercayaan nasabah atau klien. Mereka akan merasa yakin berbisnis dengan Anda sebab segala transaksi tercatat dan terdokumentasikan baik secara digital dan fisik.

Umumnya, printer kasir (thermal) atau dot matrix paling sering digunakan untuk kegunaan ini. Jenis printer ini menawarkan harga lebih miring, lebih cepat dan pas untuk pemakaian berulang kali. Ada pun data yang bisa Anda cetak di antaranya:

1. Bukti pembelian
2. Nota penjualan
3. Faktur
4. Laporan kas
5. Struk pembayaran
6. Klaim garansi
7. Pengembalian barang

Fungsi printer sebagai scanner

Sebelum 1990-an, publik mesti menggunakan mesin printer dan scanner secara terpisah. Selain merepotkan, cara ini tentunya membutuhkan ongkos penggunaan dan pemeliharaan yang lebih mahal. Sekitar 1998 dan 1999, produsen mesin ini melahirkan inovasi berupa printer multifungsi pertama. Ia melakukan tiga pekerjaan sekaligus, yakni mencetak, memindai, dan menggandakan. Fungsi printer ini sejalan dengan mulai meningkatnya kebutuhan mengubah dokumen fisik ke dalam bentuk digital.

Cara ini pun semakin vital agar data bisa lebih mudah dan lebih cepat dikirim ke mana saja melalui gawai jenis apapun, seperti komputer, smartphone, hingga via cloud. Nantinya, dokumen fisik akan berubah menjadi file berupa PDF, Word, dan JPG/PNG. Berikut tipe dokumen yang bisa dipindai:

• File berupa kertas
• Foto
• Kartu identitas
• Gambar

Kegunaan printer sebagai mesin fotocopy

Fungsi printer sebagai mesin fotocopy menandakan manfaatnya yang tidak hanya untuk kantor. Anda tidak perlu menggunakan komputer untuk mulai mencetak puluhan hingga ratusan dokumen dalam sekali pencet. Cara kerjanya sama dengan mesin fotocopy konvensional. Dalam hal ini, Anda cukup perlu meletakkan dokumen di kaca scanner atau Automatic Document Feeder (ADF).

Secara otomatis, printer akan memindai (scan) dokumen tersebut. Mesin pun langsung menggandakan file sesuai kebutuhan. Anda tinggal mengatur ukuran kertas, memperbesar atau memperkecil file hingga berwarna atau cukup hitam putih saja. Fungsi printer ini paling optimal dimanfaatkan untuk:

1. Sekolah
2. Perkantoran
3. Usaha fotocopy skala kecil
4. Rumah tangga/individual

Panduan menggunakan printer yang tepat

Fungsi printer bisa maksimal dan tahan lama jika Anda mengetahui dan menerapkan cara penggunaannya secara tepat. Apabila tidak, berbagai masalah akan muncul. Contohnya adalah tinta atau toner bocor, komponennya cepat usang, dan kertas macet. Akibatnya, kertas yang dicetak kurang jelas terbaca atau foto tidak terlihat jelas. Masalah lain yang umum muncul adalah membengkaknya biaya operasional.

Hal tersebut disebabkan tinta, toner, dan kertas yang cepat habis. Jika dibiarkan, contoh kecil seperti ini akan lama-lama menumpuk dan menambah biaya pengeluaran usaha Anda. Lalu apa solusinya? Poin ringkas di bawah ini bisa memandu Anda agar bisa meraup fungsi printer dengan semaksimal mungkin:

Persiapan

Dalam fase ini, pastikan mesin ini terhubung ke sumber listrik. Cek tinta atau toner apakah masih cukup atau tidak. Berikutnya, periksa apakah kertas tersedia sesuai kebutuhan atau kurang jumlahnya. Selain itu, jangan lupa untuk terlebih dahulu mengunduh driver printer di komputer atau laptop Anda. Jika sudah oke, Anda tinggal menghidupkan lalu menghubungkan printer ke gadget melalui koneksi Wi-Fi atau USB.

Pencetakan

Fungsi printer berikutnya terkait dengan tahap penggandaan dokumen, baik kertas atau gambar. Pastikan ukuran kertas sesuai dengan printer dan dokumen. Umumnya, ukuran yang sering digunakan adalah A4, letter, atau foto. Berikut langkah-langkahnya:

• Buka dokumen: Pilih dan buka file yang ingin dicetak
• Instruksikan pencetakan: Tekan Ctrl + P atau pilih File > Print
• Pilih Printer: Cari nama printer Anda dari daftar yang ada di PC atau laptop
• Atur dokumen: Sesuaikan ukuran kertas, berapa yang akan dicetak, dan lainnya
• Mulai mencetak: Cukup tekan tombol Print.

Perawatan

Untuk mendapatkan fungsi printer yang maksimal, Anda perlu memperhatikan bagaimana cara merawatnya setiap kali selesai mencetak dokumen. Hal-hal kecil di bawah ini terbukti efektif memperpanjang masa pakai mesin ini. Cek yuk!

Jangan langsung mencabut kabel setelah pemakaian. Tekan tombol power terlebih dahulu, tunggu lampu mati barulah bisa mencabut kabelnya.

Agar tinta tidak mengendap, nyalakan dan cetak 1-2 lembar setiap hari.

1. Supaya fungsi printer optimal, jangan mencetak dokumen dalam jumlah sangat banyak dalam sekali waktu.
2. Buat jadwal berkala, seperti mingguan atau harian, untuk membersihkan debu dari dalam mesin.
3. Hanya gunakan tinta asli atau dari brand yang sama agar hasil cetakan maksimal.
4. Pilih lokasi bersih dengan suhu antara 20 dan 28 °C.
5. Jika kertas “macet” di mesin, jangan menariknya secara paksa karena bisa malah merusak seluruh komponen printer.

Apa bedanya printer infus dan inkjet?

Perbedaan printer infus dan inkjet terletak pada sistem kerja tintanya. Untuk jenis infus, tinta akan didistribusikan dari tabung tinta eksternal ke cartridge. Sedangkan untuk jenis inkjet, tinta langsung disemprotkan dari cartridge bawaan di dalam mesin ke kertasnya. Printer jenis infus sendiri merupakan modifikasi dari jenis inkjet. Fungsi printer sangat bergantung pada cartridge sebagai wadah tinta cair dan toner.

Cukup mudah membedakan mana printer infus dan jenis inkjet. Printer jenis inkjet mempunyai cartridge kecil bawaan printer sedangkan tipe infus mengandung tabung tinta eksternal dan selang. Selain itu, jenis inkjet hanya bisa mencetak dalam jumlah terbatas. Dengan kata lain, Anda harus sering mengganti cartridge. Ini berbeda dengan tipe infus yang dapat mencetak dokumen dalam jumlah besar.

Bahkan, fungsi printer ini bisa dinikmati secara non stop sebab bisa menggandakan file tanpa batasan waktu. Umumnya, jenis inkjet sering dipakai untuk rumah tangga dan kantor. Tipe infus lebih cocok untuk mendukung usaha fotocopy atau kantor berskala besar yang sering membutuhkan mesin ini. Dari segi operasional pun, printer jenis infus lebih murah dibandingkan tipe inkjet. 

Lima jenis printer yang umum digunakan

Selain tipe infus dan inkjet, masih ada lima kategori mesin pencetak yang lazim ditemukan di pasaran. Tentu saja, fungsi printer untuk setiap tipe berbeda. Keberagaman ini mengikuti kebutuhan pembeli, jenis dokumen hingga volume dan kecepatan cetak. Kebutuhan di sini erat kaitannya dengan pemakaian sehari-hari. Sebagai contoh, jika Anda seorang mahasiswa, mungkin Anda cukup perlu menggunakan printer untuk mencetak dokumen saja.

Tetapi, jika Anda menjalankan usaha fotocopy berskala besar, mesin yang dibutuhkan biasanya bersifat multifungsi. Dari segi volume dan kecepatan cetak, jenis inkjet umumnya cukup jika hanya sesekali saja mencetak dokumen. Lain halnya jika sering mencetak dalam waktu ringkas maka tipe infus atau laser lebih pas. Berikut rinciannya:

1. Printer laser

Fungsi printer laser identik dengan ciri khas mesin pencetak ini, yakni toner bubuk dan sinar laser. Di sini, laser memberikan keunggulan dimana hasil cetakan lebih tajam. Anda pun dapat menggandakan dokumen kertas atau gambar dalam jumlah banyak. Gunakan tipe ini jika Anda menjalankan usaha bidang percetakan atau untuk kegiatan perkantoran.

2. Printer dot matrix

Sering mencetak struk atau faktur? Mesin pencetak ini dapat menjadi pilihan yang tepat sebab bisa mencetak rangkap. Kategori ini juga terbilang awet. Ciri khas tipe ini adalah adanya jarum yang menekan pita ke atas. Akan tetapi, perlu diperhatikan mesin ini cukup berisik dan hasil cetakannya tidak sebagus tipe laser.

3. Mesin pencetak thermal

Fungsi printer thermal mempunyai ciri yang unik. Anda hanya dapat menggunakannya pada kertas berjenis thermal, yang biasanya berwarna hitam-putih. Teknologi ini mencetak dengan panas dan tanpa memakai tinta. Sehingga, Anda tidak perlu repot mengganti tinta. Selain itu, mesin ini bekerja dengan cepat. Biasanya, printer ini digunakan untuk mencetak struk kasir, tiket, dan label.

4. Printer 3D

Sesuai namanya, mesin ini sanggup menghadirkan bentuk fisik obyek 3 dimensi dari bahan plastik, resin, dan logam. Fungsi printer inilah yang menjadikan mesin ini mendukung industri kreatif, seperti miniatur dan aksesoris. Sebagai contoh, Anda bisa mencetak prototipe, mainan, atau alat teknik. Hanya saja, mesin ini tergolong mahal dan memakan proses lama dalam pengerjaannya. Industri yang sering memakainya adalah manufaktur, arsitektur, dan konstruksi.

5. Mesin pencetak multifungsi

Inilah printer yang serba praktis, hemat tempat, dan cocok untuk pengguna individual hingga perusahaan. Anda bisa memanfaatkannya untuk mencetak, memindai atau scanning, bahkan bisa untuk menggandakan, hingga mengirim fax. Hanya saja, jika rusak, maka seluruh komponennya tidak bisa berfungsi. Jika menggunakan mesin ini, pastikan memeliharanya dengan akurat dan secara regular.

Apa perbedaan fotocopy dan printing?

Fotocopy berarti menggandakan dokumen fisik, sedangkan printing artinya mencetak dokumen digital menjadi fisik. Dalam fotocopy, biasanya ada dokumen fisik atau kertas yang sudah ada sedangkan dalam printing mencetak file dari komputer atau gadget jenis lain. Sehingga, fungsi printer untuk dua kebutuhan ini agak berbeda. Adapun contoh umum penggunaan fotocopy adalah untuk menggandakan KTP, surat atau buku.

Lain halnya dengan printer, yang dipakai untuk mencetak tugas, laporan, dan foto dari Word, PDF atau foto dari smartphone. Dengan kata lain, fotocopy umumnya menggandakan file fisik yang sudah ada. Sedangkan printing berarti membuat file fisik baru. Pekerjaan fotocopy bisa dilakukan oleh mesin fotocopy biasa atau printer multifungsi. Ada pun untuk printing, Anda bisa memakai mesin pencetak jenis inkjet dan laser.

Percayakan kebutuhan mesin fotocopy ke PT. Sakura Jaya Solusi!

Dari artikel di atas, Anda bisa mengetahui fungsi printer yang terus berkembang memenuhi kebutuhan konsumen. Apa pun jenis kebutuhan Anda, mesin pencetak ini dapat menjadi andalan untuk menyimpan file, menggandakan buku, hingga memindai file lalu mencetaknya saat itu juga. Bahkan Anda bisa menggunakan mesin ini untuk memulai promosi usaha Anda melalui cetakan selebaran berkualitas tinggi.

PT Sakura Jaya Solusi menawarkan layanan sewa mesin fotocopy, printing dan scanner untuk berbagai penggunaan. Kami memiliki beragam produk dan layanan yang bisa menyesuaikan dengan anggaran kantor Anda, sehingga Anda tidak perlu pusing memikirkan cara merawatnya. Silahkan konsultasikan terlebih dahulu untuk menentukan jenis mesin pencetak yang cocok untuk bisnis Anda. Jadi tunggu apalagi? Yuk hubungi kami sekarang juga lewat website ini! Jangan lewatkan penawaran menarik yang sayang jika tidak Anda ambil!