Sewa Mesin Fotocopy untuk Usaha: Panduan singkat dan lengkap

Menjalankan sebuah usaha bukan hanya sekedar memastikan bahwa semua karyawan berkerja dengan baik atau tidak. Tetapi hal kecil seperti efisiensi administrasi dan manajmen dokumen dengan baik adalah salah satu hal yang harus di perhatikan. Salah satu tool penting adalah mesin fotocopy yang bagus dan bisa cetak dokumen dengan volume yang tinggi. Namun pertanyaan penting adalah apakah para pemilik harus sewa mesin fotocopy untuk usaha atau beli alat cetak baru? 

Banyak manajemen perusahan terjebak dan dilema ini, karena membali mesin fotocopy multifungsi perlu keluaran modal awal yang sangat tinggi. Ada rasa ketakutan kalau itu bisa mendampak cashflow usaha. Selain itu mereka juga sering berpikir kalau harus keluarkan biaya extra untuk perawatannya kalau ada kendala terjadi sewaktu-waktu. 

Article ini akan mencoba untuk memperjelaskan keuntungan sewa mesin fotocopy untuk usaha. Para pihak managejem dan pemilik usaha akan dapat informasi lengkap tentang keuntungannya, fitur wajib yang mereka akan membutuhkan, dan tips bermanfaat untuk memilih vendor terpercaya. 

Apa keuntungan sewa mesin fotocopy untuk usaha?

Keuntungan utama sewa mesin fotocopy untuk usaha adalah, mengoptimalkan operasional kantor tanpa mengorbankan produktivitas karyawan. Selain itu, dari segi finance, rental mesin fotocopy sering menjadi opsi yang lebih terjangkau bagi bisnis yang ingin menghindari investasi awal yang besar. Berikut adalah beberapa manfaat rental alat cetak:

• Kepastian biaya per bulan - Sewa mesin fotocopy tidak akan memberi kejutan setiap bulan, jika da kerusakan, atau upgrade part baru. Pengeluaran per bulan selalu sama setiap bulan. Hal ini juga permudahkan tim finance untuk estimasi keluaran biaya untuk setahun jauh lebih akurat san terukur.
• Perlindungan terhadap kebocoran data - Mesin fotocopy multifungsi juga menjadi sebab untuk kebocoran data perusahan. Dengan menyewa alat ini, banyak vendor rental menyediakan fitur keamanan tambahan dan bantuan pengelolaan data sesuai spesifikasi mesin yang digunakan. 
• Membuat pajak perusahan lebih eifisien - Dalam akuntasi, biaya sewa adalah biaya operasional (OPEX), dan bukan biaya untuk modal. Dalam banyak kasus, biaya sewa dapat dicatat sebagai biaya operasional yang berpotensi memberikan manfaat dari sisi pengelolaan pajak dan arus kas perusahaan. 
• Menghindari risiko deprisiasi harga aset - Semua alat elektronik pasti mengalami penurunan harga setiap tahun. Dan itu bisa merugikan pemilik usaha kalau mereka mau menjual aset itu. Opsi sewa melindungi dari beban ini karena risiko deprisiasi harus di tangung oleh vendor. 

Fitur wajib yang harus pada mesin fotcopy untuk usaha

Menyewa mesin fotocopy tidak boleh asal aja, karena setiap usaha punya kebutuhan berbeda dan skala volume cetak yang berbeda. Tetapi banyak bisnis tidak perhatikan faktor ini dan membuat keputusan hanya untuk kriteria seperti qualitas cetak atau keceptan cetak. 

Bagian ini akan jelaskan secara detail tentang fitur wajib yang harus diperhatikan saat sewa mesin fotocopy untuk Usaha. Karena keputusan ini bukan hanya akan menghematkan biaya cetak tapi juga memperingkat produktivitas kerjaan, karena staff Anda tidak lagi pelu membuang waktu untuk mengurus cetak dokumen penting. 

Klasifikasi berdasarkan kapasitas cetak 

Kebutuhan mesin dan cetak buat usaha Anda harus disesuaikan dengan pemaikan dokumen per bulan. Untuk efisiensi maksimal, pilih ada beberapa tipe mesin fotocopy yang Anda bisa pilih seperti entry level yang cocok untuk cetak 3.000 sampai 10.000 lembar per bulan. Selain itu, ada tipe middle class dan juga enterprise class yang cocok untuk usaha besar dan intesitas cetak tinggi sampai 60.000 lembar per bulan. 

Kecepatan cetak 

Jika Anda tidak mau karyawan Anda antri untuk cetak dokumen keperluan mereka, maka pastikan mesin yang Anda pilih memiliki performa PPM yang cukup tinggi. Produk seperti RICOH menyediakan mesin dengan kecepatan cetak mulai dari 20 PPM sampai 60 PPM untuk kerjaan tanpa hambatan. 

Teknologi keamanan 

Securitas dokumen adalah salah satu aspek yang harus diprioritaskan oleh setiap bisnis. Fitur Secure Print memungkinkan pengguna memasukkan PIN atau metode autentikasi tertentu sebelum dokumen dicetak yang bersangkutan. 

Solusi cetak All-in-one 

Jika Anda memilih mesin yang hanya mampu cetak dokumen hitam putih , and hanya berwarna, staff Anda harus mencari alternatif lain, yang akan membuang waktu dan juga biaya tambahan. Patikan Anda memilih mesin yang sudah dilengkapi fitur all-in-one mulai dari scanner dan juga printer. Karena satu alat cetak yang bisa menangani semua alur kerja akan menguntungan bisnis di jangka waktu yang panjang. 

Tips untuk memilih Vendor terpercaya

Jika Anda sudah siap sewa mesin fotocopy untuk usaha Anda, setengah kerjaan Anda sudah selesai. Sekarang yang diperlukan adalah vendor terpecaya yang bisa memberikan layanan berkualitas dan tidak merugikan bisnis Anda. Berikut adalah beberapa tips untuk memilih vendor terpercay:

• Cek status kemitraan resmi - Pastikan Anda sewa mesin fotocopy untuk usaha Anda dari vendor yang memiliki lisensi resmi dari merek yang mau disewakan. Misalnya PT Sakura Jaya adalah dealer resmi untuk mesin fotocopy RICOH, dan menjamin bahwa semua produk yang disewakan adalah origional dan pabric utama RICOH.
• Tidak ada biaya tambahan yang tersembunyi - Pastikan vendor Anda memberi kontrak yang transparen dari awal dan semua biaya dan tariff jelas dari awal. Jangan sampai Anda harus keluarkan biaya seperti kelebihan cetak, atau tarif untuk upgrade kuota cetak setelah mesin sudah di instalasi. 
• Jaminan keceptan respon teknisi - Untuk sebuah bisnis waktu adalah aset yang paling berharga. Dan mesin fotocopy yang mati di tengah hari bisa menghambatkan produktivas kantor secara keseluruhan. Selalu bertanya dengan jelas tentang Service Level Agreement (SLA) kepada vendor yang Anda milih, karena vendor terpecarya selalu berkomitmen untuk minimalkan waktu downtime Anda. 

Sewa mesin fotocpy untuk usaha Anda bersama dengan PT Sakura Jaya Solusi

Opsi sewa mesin fotocopy untuk usaha adalah langkah yang sangat taktis untuk perusahan yang sendang ketak pada biaya dan juga mau kelancaran administrasi. Seperti yang dibilang dulu, manajemen dan pemilik usaha harus selalu waspada dan juga memilih vendor yang terbaik dan terpecaya supaya tidak dirugikan dalam jangka waktu lama. 

Untuk yang sedang berencan sewa mesin fotocopy RICOH, PT Sakura Jaya Solusi adalah mitra terbaik untuk Anda. Sebagai dealer resmi untuk RICOH, kami selalu siap membantu menyesuaikan paket rental yang paling cocok untuk bisnis Anda. Jika Anda perlu bantuan dan tidak tahu apa yang harus dilakukan, maka segera hubungi kami dan tim kami akan melakukan konsultasi gratis dan memberi penwaran harga terbaik untuk usaha Anda.