Perbedaan print dan fotocopy: Mana yang lebih Cocok untuk bisnis Anda?

Apakah Anda juga mengunakan istilah ngeprint dan memfotocopy untuk proses cetakan informasi di atas kertas? Itu hal yang sangat normal, bahkan ada banyak orang yang benar-benar tidak paham dengan perbedaan print dan fotocopy. Walaupun kedua aktivitas ini terlihat sama, tapi sistem kerja dan juga teknologi di baliknya memiliki perbedaan yang sangat significan.

Tetapi, untuk manajemen perusahan pengetauhan ini sangat krusial karena mereka tidak bisa mempunyai alat cetak yang tidak sesuai dengan kebutuhan karyawan. Selain itu juga bisa menjadi alasan keborosan biaya, tinta, sering ada kerusakan, sampai keturunan efisiensi waktu kerja staff. 

Article ini akan menjelaskan perbedaan print dan fotcopy. Kami akan berusaha menjelaskannya secara detail tetapi masih mudah untuk dimengerti. Pembaca akan lebih tau tentang apa itu print, pengerti fotocopy, perbedaan utama dari kedua aktivitas iini hingga, waktu tepat untuk untuk memilih print atau fotocopy.  

Apa yang dimaksud dengan print ? 

Print atau cetak adalah proses konversi data dari bekas yang tersimpan di device, atau cloud menjadi dokumen fisik di atas kertas. Proses ini hanya mumkin setelah user sudah berikan Perintah cetak dapat dikirim melalui USB, jaringan LAN Wi-Fi, maupun layanan cloud printing. 

Seperti yang sudah dijelaskan kegagalan pengertian tentang perbedaan print dan fotocopy bisa menjadi sebab kedampakan efisiensi. Beberapa audit kantor menunjukan bahwa 17% dokumen yang dicetak itu berakhir sia-sia. Dan itu karena karyawan-karyawan tidak memahai perbedaan print dan fotocopy dan salah kasih command. 

Pengertian Fotocopy 

Fotocopy adalah proses penyalinan dokumen fisik secara langsung tanpa membutuhkan bantuan komputer atau koneksi jaringan. Teknologi yang digunakan disini adalah xerografi di mana lens scanner pada mesin akan membaca lembaran dokumen master, setelah itu mengunakan listrik statis dan panas untuk pindahkan toner di kertas baru. 

Fotocopy khusus dipakai untuk produksi dokumen dalam jumlah besar secara instan dan sering dipaki perusahan untuk distribusi dokumen internal dimana kertas origional tidak perlu dikasih dan fotocopy hitam putih atau warna bisa di distribusi ke karywan di kantor. 

Kalau kita bahas efisiensi secara uang, dan operasional fitur ini memberi keuntungan yang lebih signifikan. Bedasarkan riset, biaya per halaman untuk fotokopi hanya Rp100 hingga Rp 150 per lembar. Di sisi lain biaya perlembar untuk print dari komputer bisa sampai Rp800-Rp 1000. Walaupun angka ini kelihatan kecil, tetapi yang perlu diinget adalah bisnis tidak perlu hanya satu atau dua lembar. Mereka butuh ratusan hinggan jutaan lembar yang bisa membuat biaya ini meningkat secara signifikan. 

Perbedaan utama print dan fotocopy

Seperti yang sudah dibahas, kedua aktivitas ini menghasilkan kertas yang sama, tapi ketahuan untuk kapan harus memakai print atau fotocopy sangat krusial. Karena, kalau Anda keliru itu bisa menajamkan pemborosan budget internal perusahan. 

Berikut adalah beberapa perbedaan utama print dan fotocopy yang cukup memberi kepahaman kepada tim procurement, manajem dan juga pemilik bisnis. Dengan begitu, karyawan tidak akan lagi buang-buang tinta mahal yang seharusnya digunakan untuk proses yang lebih intense. Berikut adalah beberapa perbedaan utama: 

Format input dokumen

Ini perbedaan paling utama yang harus dimengerti adalah asal data yang perlu dicetak. Print membutuhkan dokumen dalam format digital atau softcopy seperti .pdf, .docx, atau email dari komputer atau smartphone. Dan proses fotocopy membutuhkan dokumen dalam bentuk fisik, yang dipakai untuk membuat salinan secare instan. 

Efisiensi biaya per halaman 

Poin ini wajib diperhatikan oleh tim finance perusahan karena biaya ini bisa akumulasi menjadi sangat tinggi. Proses print memilik biaya operasional sekitar Rp800-Rp1000 per lembar. Sedangkan fotocopy turunkan biaya ini sangat drastis menjadi Rp100-Rp150 untuk dokumen hitam putih. 

Kecepatan eksekusi

Dari segi keceptan, fungsi fotocopy unggul, karena mampu menduplikasi kertas antara 30 sampai 60 (PPM), tanpa tahap proses data. Di sisi lain, proses print membutuhkan waktu untuk proses data dari komputer atau device digital. Itu membuat ptoses cetak lebih memakan waktu. 

Fleksibilitas Konten Dokumen

Kalau kita bicara tentang fleksibilitas fungsi print pasti ungul karena karena kontennya bisa di ubah dengan command dari devicenya. Anda bisa mencetak ratus dokumen dan isinya bisa bervariasi pada setiap lembar. Sementara itu, kalau untuk fotokopi, Anda pasti dapat hasil yang sama dari master dokumennya secara identik.  

Kapan waktu terbaik untuk memilih print atau fotocopy 

Untuk menjaga opersaional dan produktivitas karyawan, Anda harus bisa memilih dengan tepat bahwa kapan staf Anda harus pakai fungsi print atau fotocopy. Keselahan pilih fungsi adalah sebab untama untuk pemborosan kertas dan juga tinta kantor. Dan ini terdampak di budget kantor juga. Berikut adalah beberapa scenario yang akan memberikan Anda informasi untuk pilih opsi terbaik:

• Mencetak dokumen master - Jika Anda mau cetak dokumen yang baru saja diketik dan tidak pernah dicetak dulu, maka print menjadi pilihan ideal untuk menghasilkan dokumen asli dari file digital dengan kualitas yang konsisten. 
• Variable konten - Jika Anda perlu cetak banyak dokumen dengan konten yang berbeda pada setiap lembar, print adalah cara terbaik. Karena ada bisa ubah content di setiap lembar tanpa ketik dari awal lagi. 
• Pembutuhan cetakan dengan volume tinggi dari Master dokumen - Jika Anda perlu cetak ratusan lembar dari satu dokumen secara instan, fotocopy adalah solusi yang lebih efisien dan ekonomis untuk menggandakan dokumen fisik dalam jumlah besar. 
• Meningkatkan keamanan dokumen - Untuk dokumen fisik yang perlu digandakan secara langsung tanpa melalui komputer pengguna, fotocopy dapat mengurangi kebutuhan transfer file digital. Namun, aspek keamanan tetap bergantung pada fitur dan konfigurasi perangkat yang digunakan. 

Satukan efisiensi print dan fotcopy bersama dengan PT Sakura Jaya Solusi

Seperti yang sudah dibahas, memahami perbedaan print dan fotocopy bukan sekedar meningkatkan ilmu, tetapi krusial untuk perusahan Anda. Pengetahuan sederhana ini, bisa melindungi pemborosan kertas dan tinta. Tetapi di era bisnis modern ini, banyak pemilik usaha berpikir kalau mereka harus beli dua mesin secara terpisah yang akan memakan tempat, dan biaya lebin. 

Jika Anda juga lagi merasakan hal yang sama dan ignin mentransformasi efisiensi dokumentasi kantor Anda, ini adalah waktu tepat untuk investasi di Mesin Multi Fungsi, dimana Anda bisa mendapatkan berbagai fungsi penting seperti print, scan, copy, dan dalam beberapa model juga fax dalam satu perangkat. PT Sakura Jaya Solusi menyedia paket sewa mesin multifungsi di harga yang sangat terjangkau dan juga bisa di ataur sesuai volume cetak bisnis Anda. Hubungi kami sekarang, dan salah satu member tim kami akan jadwalkan konsultasi grasti dan dapatkan pendapatan, dan penawaran, untuk  memilih produk terbaik untuk usaha Anda.