Managed Print Services Jakarta: Solusi Menghemat Anggaran Operasional

Pernahkah Anda mendapati situasi seperti ini di kantor? Terdapat lebih dari 10 unit mesin fotocopy di seluruh perusahaan, tetapi tidak semuanya berfungsi optimal. Ada yang mengalami kualitas cetakan buram, hingga tinta toner tiba-tiba habis. Tanpa disadari, biaya membengkak karena hal-hal sederhana seperti di atas. Menggandeng pihak ketiga penyedia layanan managed print services Jakarta bisa menjadi solusi atas masalah-masalah tersebut. 

Saat ini, sudah banyak vendor rental mesin fotocopy yang berekspansi bukan sekadar penyediaan mesin untuk mencetak dokumen. Seiring dengan transformasi bisnis yang pesat di Jakarta, penyedia layanan ini turut menyesuaikan diri. Sudah mulai banyak pelanggan yang memaksimalkan fitur di dalam mesin untuk beralih ke pola kerja digital demi efisiensi pekerjaan sehari-hari. Selengkapnya, baca hingga selesai ya! 

Berapa biaya layanan managed print services Jakarta? 

Biaya layanan managed print services Jakarta berkisar mulai dari Rp500 ribu hingga Rp3 juta per mesin setiap bulannya. Harga secara pasti sebenarnya tidak ada, sebab layanan sewa sangat bergantung pada jenis kebutuhan setiap pelanggan. Sehingga, setiap vendor memberikan quotation price atau harga custom yang berbeda-beda. Karena itulah, setiap konsumen disarankan untuk memberikan informasi lengkap tentang prediksi kebutuhan cetak dan jenis dokumen per bulannya. 

Kisaran harga di atas adalah rentang biaya yang biasanya ditawarkan oleh penyedia print management services di Jakarta. Biaya tersebut tidak hanya mencakup mesin fisiknya, tetapi juga komponen lain yang tidak kalah penting. Tanpa komponen di bawah ini, pekerjaan Anda akan terhambat, bahkan dapat menyebabkan kinerja seluruh tim terganggu. Berikut aspek lain dalam layanan managed printing solution Jakarta secara umum: 

Layanan konsultasi 

Penyedia jasa managed print services Jakarta biasanya meminta Anda untuk terlebih dahulu memberikan informasi kebutuhan cetak-mencetak. Data yang dimaksud adalah: 

• Volume atau kebutuhan cetak
• Jenis dokumen, seperti faktur, tagihan, kontrak kerjasama, atau materi presentasi berwarna
• Jumlah orang yang akan menggunakan alat
• Intensitas pemakaian mesin, seperti jam berapa saja alat dipakai. 

Penyediaan mesin fisiknya

Aspek intinya tentu terkait dengan alat cetak itu sendiri. Penyedia jasa rental managed print services Jakarta akan merekomendasikan unit dengan spesifikasi yang sesuai dengan keperluan konsumen. Contohnya adalah adanya atau tidaknya fitur pengiriman melalui faksimile, integrasi ke jaringan internal kantor pengguna, dan lainnya. Penyedia layanan sewa bisa menyesuaikan spesifikasi mesin dengan permintaan khusus klien. 

Pengelolaan barang habis pakai 

Mesin fotokopi tidak bisa berjalan sendirian. Anda membutuhkan alat dan komponen yang perlu dirawat, diisi ulang, hingga diganti. Penyedia layanan managed print services Jakarta biasanya memberikan paket yang sudah mencakup isi ulang toner. Selain itu, paket sudah mencakup perbaikan drum dan komponen mesin lain jika rusak atau aus. 

Dukungan teknis selama masa pemakaian

Setiap penyedia mesin multifungsi biasanya memberikan dukungan teknis selama durasi kontrak. Sebagai contoh, Anda bisa menghubungi sewaktu-waktu apabila terjadi kendala pada mesin. Tim dari vendor akan segera menindaklanjuti laporan dengan mengirimkan teknisi handal untuk perbaikan. Anda pun tidak perlu membayar biaya lagi untuk jasa teknisi mau pun jika ada bagian dalam mesin yang bermasalah. 

Tiga contoh keborosan anggaran akibat kerusakan pada mesin fotocopy 

Pilihan sewa managed print services di Jakarta membantu banyak perusahaan dalam mengurangi tingkat kebocoran anggaran mereka. Contohnya adalah toner yang cepat habis atau drum yang bermasalah secara tiba-tiba. Jika mempunyai mesin fotocopy sendiri, kejadian-kejadian tersebut mungkin terjadi sebab tidak adanya staf yang secara khusus menangani mesin fotocopy untuk seluruh perusahaan. 

Jika hal-hal di atas dibiarkan berlama-lama, Anda bisa terkejut mendapati jumlah kerugian di penghujung bulan. Bayangkan jika Anda harus membeli toner baru dalam jumlah banyak sedangkan belum tersedia pos anggaran sebelumnya. Belum lagi, pekerjaan Anda menjadi terhambat, bahkan terganggu. Selain tinta toner, berikut contoh lainnya: 

Perbaikan darurat

Sekali lagi, tanpa teknisi internal yang andal, kerusakan kecil pada mesin fotocopy bisa menjadi fatal. Biaya perbaikan bahkan penggantian pun bisa membengkak. Beberapa komponen yang membutuhkan biaya besar di antaranya adalah fuser, drum, dan mainboard. Sedangkan dengan skema managed print services Jakarta, kerusakan tersebut bisa dihindari sebab vendor mengecek kondisi mesin secara berkala. 

Produktivitas karyawan terganggu 

Poin ini memberi dampak negatif terhadap keuangan perusahaan dalam jangka panjang. Jika mesin sering rusak, staf lebih sulit fokus menyelesaikan pekerjaan utamanya. Akibatnya, produktivitas menjadi terganggu sehingga berpotensi mengurangi laba perusahaan. Ambil contoh: mesin bermasalah dalam sehari, padahal Anda harus mengirim dokumen ekspor-impor. Walhasil, Anda harus mencari layanan fotocopy di luar yang mengambil waktu untuk mengerjakan tugas yang lebih esensial. 

Biaya jasa teknisi eksternal 

Seperti yang telah disinggung sebelumnya, paket managed print services Jakarta meliputi pula jasa teknisi handal. Biaya membayar layanan teknisi ini bisa cukup mahal jika mesin sering rusak. Belum lagi, biaya bisa semakin tinggi jika ternyata ada suku cadang yang perlu diganti. Dengan memilih layanan sewa pihak ketiga, jasa teknisi bukan hanya untuk memperbaiki, tetapi juga untuk merawat secara reguler. Sehingga, potensi kerusakan alat yang berat bisa jauh lebih minimal. 

Potensi kerugian lainnya 

Pada umumnya, mesin fotocopy menjadi aset suatu perusahaan. Penggunaannya menjadi bagian dari operasional sehari-hari untuk seluruh karyawan di berbagai departemen. Karenanya, satu perusahaan bisa mempunyai 10 unit bahkan lebih. Membeli mesin sendiri lazimnya menjadi investasi awal dengan harga beragam, tergantung pada harga dan spesifikasi yang dibutuhkan. Semakin canggih, harga biasanya kian mahal. 

Tanpa memilih layanan managed print services di Jakarta, Anda perlu memperhatikan komponen lain dari penggunaan mesin. Layaknya suatu alat, ia akan rusak dan aus. Singkat kata, dalam pemakaian sehari-harinya, Anda perlu memperhatikan aspek pendukung seperti listrik dan perawatan reguler. Inilah yang menjadi “ruang” bagi terciptanya potensi kerugian keuangan yang perlu diperhatikan. Berikut lengkapnya!

Cara vendor managed print services Jakarta menjamin keamanan data 

Seperti yang sudah disinggung di atas, alat cetak sekarang sudah bukan lagi tentang printing dan scanning. Mayoritas mesin fotocopy modern sudah mencakup fitur keamanan super canggih untuk menjamin data tidak bocor. Spesifikasi keamanan sudah menjadi aspek wajib yang perlu dipastikan jika perusahaan Anda bersifat multinasional dengan banyaknya divisi, mulai dari keuangan hingga logistik. 

Bisa dipastikan satu mesin akan digunakan oleh banyak staf. Belum lagi, dokumen akan dibagikan ke berbagai pihak melalui sistem cloud atau email. Penyedia layanan managed print services Jakarta sudah memperhatikan kebutuhan ini. Berikut rincian fitur dan strategi agar dokumen aman digunakan dan didistribusikan oleh semua. 

Secure Print

Fitur ini bermanfaat untuk mencegah dokumen rahasia tertinggal di baki printer. Selain itu, komponen ini bisa menjaga agar informasi tidak bocor ke pihak eksternal. Vendor rental managed print services Jakarta akan memberikan rekomendasi mesin yang memerlukan autentikasi terlebih dahulu sebelum mencetak. Contoh autentikasi tersebut adalah: 

1. Personal Identification Number (PIN)
2. Kartu akses atau Radio Frequency Identification (RFID).
3. Username dan password. 
4. Sidik jari. 

Enkripsi Data 

Perusahaan berskala besar dengan banyak karyawan umumnya mempunyai jaringan internal sendiri. Tujuannya adalah melindungi dokumen dan aset penting perusahaan. Vendor rental managed print services Jakarta juga akan menawarkan unit dengan enkripsi data terpercaya supaya data tidak disadap selama proses transmisi. Berikut protokol keamanan yang umum dipakai: 

• Transport Layer Security/Secure Sockets Layer

• Internet Printing Protocol Secure/IPPS

• Encrypted Hard Disk untuk jenis model tertentu. 

Audit penggunaan mesin 

Ada pula penyedia sewa managed print services Jakarta yang menawarkan audit atau pelacakan aktivitas. Cara ini berguna untuk menginvestigasi kebocoran data jika terjadi. Aktivitas pelacakan aktivitas ini untuk mengetahui: 

1. Siapa saja yang memakai mesin, 
2. Kapan alat dipakai, 
3. Jumlah halaman yang dicetak, 
4. Jenis perangkat dan lokasinya. 

Bagaimana vendor mesin fotocopy membantu penghematan kertas dan toner 

Banyaknya pengguna dalam satu perusahaan membuat potensi borosnya kertas dan toner jika Anda mengelola sendiri mesin fotocopy. Jika diakumulasikan, bukan hanya memakan anggaran yang tidak sedikit, banyak kertas yang terbuang percuma. Ini akan menyebabkan menumpuknya sampah dan “memakan” banyak ruang untuk pembuangan. Tinta toner pun demikian. Ada potensi limbah cartridge jika tinta toner dipakai secara boros. 

Penggunaan kertas dan toner dapat dikendalikan dengan memilih paket managed print services Jakarta yang betul-betul sesuai. Selain itu, cara ini direkomendasikan jika perusahaan Anda mulai bertransisi ke arah paperless atau mengurangi limbah untuk lingkungan yang lebih layak dihuni di masa depan. Simak cara dari vendor untuk mengirit kertas dan tinta toner di bawah ini. 

Pencetakan dua sisi (duplex) 

Dalam layanan managed print services Jakarta, Anda bisa memilih pencetakan dua sisi atau duplex secara otomatis. Cara ini bisa menghemat kertas sehingga menurunkan volume limbah. Anda pun bisa mengurangi biaya pembelian kertas baru serta menghemat ruang untuk menyimpan dokumen fisik itu sendiri. Tanpa duplex, jumlah kertas yang dibutuhkan bisa bertambah dua kali lipat. 

Pembatasan penggunaan kertas per pemakai

Anda bisa menentukan jumlah kuota kertas untuk setiap penggunanya. Dengan pembatasan ini, setiap pemakai secara sadar akan berusaha memakai kertas secara efektif. Sebagai contoh, untuk setiap staf divisi keuangan, mereka hanya boleh mencetak hingga 100 halaman per bulan dan lain sebagainya. Jika kuota akan melampaui batas, sistem akan memberikan notifikasi. 

Optimalisasi hasil cetakan

Terkadang kertas boros sebab hasil cetakan yang kurang jelas, khususnya untuk dokumen berwarna. Penyedia jasa managed print services Jakarta memberikan solusi yang komprehensif. Dengan servis rutin, mesin bisa optimal dalam mencetak dokumen dengan hasil cetakan tajam, baik untuk dokumen HVS hingga ukuran besar. Sehingga, Anda tidak perlu mencetak berkali-kali lantaran warna buram. 

Rekomendasi mesin fotocopy untuk beragam korporasi di Jakarta 

Sebagai kota tersibuk di Indonesia, Jakarta merupakan pusat berbagai tipe perusahaan. Mulai dari perusahaan rintisan atau startup hingga perusahaan multinasional, kota ini mendukung operasional berbagai macam usaha, baik produk fisik maupun jasa. Daerah Sudirman, Thamrin, dan Kuningan, tepat mewakili kota ini sebagai jantungnya denyut perekonomian di Jakarta, bahkan di Indonesia.

Perusahaan penyedia layanan managed print services di Jakarta mempertimbangkan paket lengkap supaya alat ini mendukung ritme produktivitas tinggi. Di samping itu, layanan mencakup pula efisiensi biaya operasional dan optimalisasi mesin untuk berbagai tugas dalam sekali waktu. Brand legendaris RICOH hingga sekarang masih menjadi pilihan untuk unit terbaik. Berikut jajaran unit yang ideal untuk skala korporasi apa pun Anda. 

• RICOH IM C2010: Unit ini ideal untuk kantor kecil hingga menengah dengan fitur lengkap untuk printing, scanning, fotocopy, hingga fax.
• RICOH IM C2510:  Model ini sudah mendukung layanan managed print services di Jakarta dengan Smart Operation Panel untuk dipakai oleh banyak staf dengan gampang. 
• RICOH IM C3010: Pilihan yang tepat untuk perusahaan dengan aktivitas mencetak intensif sebab bisa memindai dokumen dengan cepat. 
• RICOH IM C4510: Baik dipakai oleh perusahaan besar dengan kantor cabang sebab sudah dilengkapi dengan sistem keamanan level enterprise. 
• RICOH IM C6010: Bisa diandalkan untuk mencetak hingga ribuan halaman per hari, sehingga sanggup menjadi mesin utama di kantor Anda. 

PT. Sakura Jaya Solusi: Penyedia managed print services Jakarta terpercaya dengan kontrak transparan

Sedang mencari vendor yang menyediakan paket lengkap mesin fotocopy untuk perusahaan Anda? PT. Sakura Jaya Solusi adalah perusahaan yang telah berpengalaman memberikan jasa sewa yang telah dikustomisasi dengan estimasi volume cetak bulanan perusahaan Anda. Selain unit yang terawat dengan baik, Anda tidak perlu repot mengeluarkan biaya tinta toner sebab kami yang menanggung biayanya. 

Anda cukup berkonsultasi terlebih dahulu agar solusi dari kami memang mempermudah pekerjaan sehari-hari sekaligus menjamin seluruh data. Paket managed print services Jakarta kami telah mencakup layanan teknisi yang siap meluncur ke kantor Anda tanpa biaya tambahan. Jadi tunggu apa lagi? Konsultasikan kebutuhan Anda sekarang juga melalui telepon, WhatsApp, atau formulir di website ini.