Bagaimana Kebutuhan Print Berubah saat Perusahaan Bertambah Besar?

Saat bisnis berkembang, kebutuhan print perusahaan akan bertambah besar seiring meningkatnya skala operasional dan jangkauan pemasaran. Perkembangan ini dapat mendorong peningkatan volume cetak media promosi serta dokumen internal secara signifikan. Oleh karena itu, strategi pengelolaan dokumen harus diperbarui. Tujuannya agar alur kerja tetap berjalan secara optimal dan efisien.

Selain volume yang bertambah, kebutuhan cetak kantor juga mengharuskan standar kualitas dan variasi cetak menjadi lebih tinggi. Perusahaan yang sedang berkembang umumnya membutuhkan berbagai material khusus untuk memperkuat citra merek mereka di pasaran. Pemesanan skala besar secara terencana ini nantinya akan menjadi kunci untuk membantu menekan biaya produksi.

Apa Saja Kebutuhan Print Perusahaan saat Bisnis Bertumbuh? 

Kebutuhan print perusahaan umumnya meliputi cetak dokumen administrasi, operasional, purchasing, serta materi meeting. Selain itu, aktivitas copy dokumen, scan, digitalisasi, serta pengelolaan menjadi meningkat setiap harinya. Memperhatikan kebutuhan printing perusahaan juga akan membantu mendukung kelancaran operasional harian bisnis secara menyeluruh.

Seiring perkembangan bisnis yang tepat, volume pencetakan berkas akan terus meningkat secara drastis. Umumnya kondisi ini dapat mengakibatkan peningkatan jumlah karyawan, pembukaan divisi baru, serta perluasan lokasi operasional bisnis. Dengan peningkatan aktivitas harian dan tingginya transaksi operasional, kebutuhan cetak di kantor akan meningkat secara signifikan di setiap divisi kerja.

Umumnya peningkatan volume cetak ini akan membuat perusahaan menyediakan perangkat yang andal dan efisien. Oleh karena itu, pengadaan sewa mesin printer multifungsi menjadi solusi ideal bagi operasional. Fasilitas ini mampu untuk menghemat biaya investasi awal serta mempermudah pemeliharaan perangkat. Sehingga seluruh aktivitas dokumentasi antar divisi dapat berjalan lancar tanpa adanya kendala teknis.

Cara Mengukur Kebutuhan Print di Perusahaan 

Mengukur kebutuhan print perusahaan secara tepat menjadi salah satu langkah penting untuk menjaga efisiensi operasional. Langkah ini membantu Anda untuk mencegah adanya pemborosan biaya cetak media promosi maupun dokumen operasional. Dengan estimasi cermat, anggaran pemasaran dapat Anda alokasikan secara maksimal.

Setiap metode distribusi biasanya memerlukan perhitungan kebutuhan cetak perusahaan yang berbeda. Maka dari itu, pemahaman mengenai target audiens dan durasi kampanye akan menentukan jumlah cetakan ideal. Selain itu, pemesanan skala besar juga akan membantu menghemat biaya produksi secara signifikan. Agar tidak salah mengukur kebutuhan perangkat cetak di perusahaan, berikut langkah–langkah yang bisa Anda ikuti:

Tentukan Tujuan dan Target Distribusi

Sebelum menentukan jumlah cetak, Anda perlu mempertimbangkan beberapa hal terlebih dahulu. Adapun hal yang perlu dipertimbangkan yaitu material yang ingin dicetak, target penerimanya, serta lama penggunaannya. Dengan memperhatikan beberapa hal tersebut, Anda akan mendapatkan gambaran dasar apa saja yang dibutuhkan perangkat cetak di perusahaan.

Hitung Berdasarkan Metode Distribusi

Perhitungan kebutuhan print perusahaan umumnya disesuaikan dengan metode distribusi agar lebih efisien. Perhitungannya seperti mengalikan target plus cadangan sebesar 10-15% untuk door to door atau menghitung pengunjung dan durasi plus cadangan 20% untuk event. Untuk pengiriman marketplace, Anda dapat menyesuaikannya dengan proyeksi penjualan. 

Pertimbangkan Faktor Buffer

Jika memungkinkan, Anda dapat menambahkan cadangan dari total kebutuhan perhitungan Anda. Pembagiannya seperti 10% untuk kerusakan saat proses finishing atau distribusi, 10-20% untuk keperluan dokumentasi, serta 15-25% untuk material yang rentan terhadap kerusakan. Tujuannya untuk mengantisipasi kekurangan jumlah produk jadi karena adanya beberapa risiko tidak terduga selama proses produksi, distribusi, hingga penggunaan akhir.

Bandingkan Harga per Satuan di Berbagai Kuantitas

Cara menentukan kebutuhan print perusahaan selanjutnya yaitu melakukan perbandingan harga per satuan di berbagai kuantitas. Jika memungkinkan, Anda dapat meminta penawaran harga untuk beberapa pilihan. Lalu bandingkan nilai efisiensinya sesuai dengan kebutuhan cetak perusahaan Anda. Dengan membandingkan harga per satuan, Anda dapat mengambil keputusan tepat mengenai jumlah cetak yang sesuai anggaran bisnis.

Bagaimana Perusahaan Menghindari Pemborosan dalam Kebutuhan Print? 

Perusahaan menghindari pemborosan kebutuhan print perusahaan melalui penerapan Managed Print Services secara komprehensif. Pendekatan ini menganalisis data penggunaan. Tujuannya untuk menyeimbangkan kapasitas mesin dengan beban kerja harian. Hal tersebut akan membuat operasional kebutuhan cetak bisnis menjadi jauh lebih efektif dan hemat. Berikut cara perusahaan untuk meminimalisir terjadinya pemborosan dalam kebutuhan print:

• Analisis Data Penggunaan: Memanfaatkan data aktual untuk memetakan perangkat yang terlalu banyak digunakan maupun kurang dimanfaatkan secara maksimal.
• Solusi Overcapacity dan Undercapacity: Menghindari mesin yang terlalu besar agar kapasitas tidak terbuang. Namun perusahaan juga perlu menghindari mesin yang terlalu kecil untuk meminimalisir antrian panjang, tingginya risiko downtime, dan lainnya.
• Managed Print Services (MPS): Sebelum menentukan printer yang tepat, Anda dapat melakukan evaluasi yang meliputi jumlah perangkat, lokasi penempatan, volume cetak per divisi, serta total biaya printing.

Sewa Printer untuk Menyesuaikan Kebutuhan Print Perusahaan 

Menyewa printer merupakan langkah paling cerdas untuk mendukung kebutuhan print perusahaan secara efisien. Dengan sewa perangkat, operasional kantor dapat berjalan lancar tanpa terbeban biaya modal awal yang tinggi. Selain itu, perusahaan juga akan mendapatkan fleksibilitas tinggi dalam memilih spesifikasi unit sesuai kapasitas cetak bulanan. Langkah ini menjadi salah satu cara praktis untuk mempermudah pengelolaan dokumen harian secara terukur.

Butuh printer handal tanpa pusing melakukan perawatan? Sakura Jaya Solusi hadir untuk menawarkan berbagai pilihan mesin printer sesuai kebutuhan perusahaan Anda. Sebagai mitra terpercaya, kami juga menyediakan layanan teknisi berpengalaman untuk melakukan perawatan dan perbaikan saat mesin mengalami masalah. Pilihlah Sakura Jaya Solusi untuk memenuhi kebutuhan cetak perusahaan Anda dengan layanan yang andal dan berkelanjutan.